Mudah Buat Multi Drop Down List Database Excel

excelSalam semangat sobat! Kali ini saya ingin membuat tutorial sedikit tentang Excel. Siapa tahu ada yang membutuhkan. Minggu kemarin saya dapat tugas dari kantor untuk membuat database user dengan jumlah data yang sangat besar. Dari database itu di buat penyaringan data / filter dengan multi drop-down list. Pasti ribet dah!

Sudah pusing 7 keliling cari panduannya di google tapi belum ketemu. Pasalnya saya juga bukan orang Office yang terbiasa dengan Excel. Bidang saya itu kan Programer (pemula) jadi wajar bingung dengan urusan ini. Tujuan pembuatan database excel ini adalah untuk antisipasi kalau database server sedang down atau koneksi internet yang terputus! Nah, kalau database excel kan sifatnya offline, jadi bisa menjadi alternatif.

Karena tertarik melihat postingan mas Omiyan kemarin, dan karena saya merasakan betapa bingungnya saya saat mengalami masalah itu, makanya kali ini saya tergerak untuk membantu membuatkan tutorial untuk para Excel-er. :)

Cara Mudah Buat Multi Drop Down List Database Excel

Tujuan dari contoh ini adalah mengambil Kode kota tertentu dari ratusan ribu kota yang ada di indonesia. (hanya contoh) Dan cara yang di lakukan adalah dengan memfilter data melalui fungsi multi drop-down. Dimana hasil dari drop-down yang di atasnya akan berkaitan dengan hasil yang akan tampil di bawahnya.  Take Action! :D

1. Pertama siapkan database yang akan di jadikan bahan untuk percobaan ini. Misal kita punya 3 table seperti ini :

drop down list

Untuk mempermudah, setiap data saya berikan kode yang saling berhubungan. Kode Area di ambil dari kode Negara Bagian dan di ikuti kode area itu sendiri. Dan Kode kota di ambil dari kode Negara bagian, di ikuti kode area, dan di ikuti kode kota itu sendiri.

2. Siapkan format drop-down seperti berikut :

drop down

3. Sekarang kita akan mengisi drop-down list pada kotak Negara Bagian. Letakkan cursor pada cell C2, klik menu Data -> Data Validation -> Data Validation. Pilih kotak Allow dengan List,
kemudian Source di isi dengan data yang ada di Tabel Negara Bagian:

=Indonesia Barat; Indonesia Tengah; Indonesia Timur;
Atau seperti ini :
=F3:F5

drop down list
Penulisannya harus di dahului dengan tanda ‘=’. Jika berhasil, seharusnya pada cell C2 sudah berisi list Negara Bagian.

drop down list

4. Sekarang kita akan mengisi drop-down list pada kotak Area. Letakkan cursor pada cell C3 lalu klik menu Data -> Data Validation -> Data Validation. Pilih kotak Allow dengan List,
kemudian Source di isi dengan logika IF.

=IF(C2=F3;I3:I4;IF(C2=F4;I5:I6;I7:I8))

Logikanya seperti ini: Jika C2 = bernilai F3(Indonesia Barat) maka I3:I4 (Sumatera Utara, Jawa bag.Barat); Jika F3 = bernilai F4(Indonesia Tengah) maka I5:I6 (Jawa bag. Timur, Kalimantan); Selain itu (Indonesia Timur) maka I7:I8 (Sulawesi, Irianjaya).

Perhatikan, format penulisannya harus benar. Jika berhasil, akan seperti ini :

drop down list

5. Untuk mengisi kotak isian Kota, caranya sama dengan yang di atas. Hanya saja rumusnya akan semakin panjang. kurang lebih seperti ini :

=IF(C3=I3;L3:L5;IF(C3=I4;L6:L8;IF(C3=I5;L9:L11;IF(C3=I6;L12:L13;IF(C3=I7;L14:L15;L16:L17)))))

Logikanya seperti ini : Jika C3 = I3(Sumatera) maka L3:L5 (Medan, Padang, Palembang); Jika C3 = I4(Jawa bag.Barat) maka L6:L8 (Bandung, DKI Jakarta, Bogor); Jika C3 = I5(Kalimantan) maka L9:L11 (Yogyakarta, Semarang, Surabaya) dan seterusnya… :)

Perhatikan, format penulisannya harus benar. Jika berhasil, akan seperti ini :

drop down list

Mudah bukan?
Nah, untuk menampilkan kode kota yang di maksud cukup menggunakan fungsi VLOOKUP. Hanya saja karena kolom kode ada di sebelah paling kiri, fungsi LOOKUP tidak akan berfungsi, solusinya copy kolom kode Tabel Kota ke sisi paling kanan, seperti ini :

drop down list

Dan silakan pakai fungsi VLOOKUP pada kotak isian kode Kota :

drop down list

=VLOOKUP(C4;Table3[[Kota]:[Kode2]];2;0)

Hasilnya seperti ini :

Ingat :

  • Hati-hati terhadap penulisan fungsi IF, jumlah buka kurung ‘(‘ harus sama dengan tutup kurung ‘)‘.
  • Sesuaikan penggunaan titi koma ‘ ; ‘ di komputer anda. Untuk komputer dengan setingan Regional Bahasa Inggris, maka tanda titik koma di ganti dengan koma ‘,‘. Untuk Regional Bahasa Indonesia tetap menggunakan ‘;‘.
  • Kotak Source Excel biasanya hanya bisa menampung sebanyak 250 karakter. Jika data yang akan di maksukkan terlalu banyak, pakailah fungsi Define Name. Caranya seleksi beberapa cell, klik menu Formula ->Define Name. Tentukan Name untuk cell yang di maksud sependek mungkin / 1-2karakter.
  • Penulisan cell yang baik pada source adalah dengan menambahkan tanda dollar ‘ $ ‘ seperti =$C$4. Tujuannya, apabila cell yang di maksud di geser/pindah posisi, fungsi formula-nya tetap terjaga.

Lebih jelasnya, contoh bisa di download disini.

Selesai… Ternyata capek juga buat tutorial seperti ini. Kalau kurang jelas, silakan tanya di kolom komentar, dan kalau ada salah kata, mohon maaf ya! Saya bukan orang Office soalnya.. :lol:
Semoga bermanfaat…

Ada 80 Komentar : Mudah Buat Multi Drop Down List Database Excel

Tulis Komentar ↓
  1. mas, ada tips bikin database dg excel 2007 gak?

    • Masyhury says:

      Gak perlu tips mas, buat aja langsung.. :)

    • andy says:

      DH,

      Saya coba tiruin rumus formula if yang masuk di data validation tapi kok selalu gagalya p. padal cara penulisan/ketikan saya dah sesuai dengan gambar. minta tolong bantuannya p. triknya gimana agar rumus if bisa jalan di validation list

      demikian atas kerja samanya saya ucapkan terimakasih

      hprmat saya

      ANDI C

  2. seli says:

    waw o0m bagi2 ilmu ini

    makasih iya o0m

  3. deedee says:

    Salam Kenal…
    boleh jg nih step2nya utk ngelatih excell anak didik saya…tnx udah share ilmunya…
    btw…
    Pengolahan data di atas apa tdk bisa digantikan dgn pivot?

  4. bro, webnya animated banget. jempol deh..
    akhirnya aku nemuin juga artikel ini. thanks udah sharing yah

  5. Teguh says:

    Aslkm mas, makasih ilmu yg bermanfaat ini. Saya yakin banget ini akan barmanfaat buat teman-teman yang lain.

    Saya juga tertarik, bgmn cara membuat blog itu sendiri. Seperti blog mas ini. tampilannya bagus. Bisa di sharing mas, bgmn cara awal membuat blog ini, khususnya bagi pemula seperti saya.
    ditunggu informasinya, terimakasih

    t3guhh@yahoo.com
    Wassalam

  6. Taufiq says:

    Tutorialnya bagus. Ini yg saya cari. Cuwa saya mau tanya mas. Pas saya pake rumus if yg muncul ko true sama false, saya pake exel 2007. Tolong pencerahannya, maklum pemula.

  7. Alifia Indah says:

    File sample Excelnya setelah di download kok nggak bisa dibuka???

  8. Abdul Khamid says:

    Mas saya mau tanya misalnya database nya di buat di sheet 1 terus buat multi drop down list nya di sheet 2 bisa atau tidak?

  9. yayank says:

    Mas, saya newbie soal excel, newbie juga soal kerjaan di kantor. Tugas saya skr adalah monitoring kontrak pelanggan. Yang ingin saya tanyakan, bagaimana caranya membuat daftar kontrak pelanggan yang mau habis agar secara otomatis bisa langsung naik ke urutan paling atas dan tulusannya otomatis pula berwarna merah? Mohon masukannya. O ya, saya jarang OL, jikan berkenan mohon kirim ke email saya…please…

  10. dhian says:

    masih pusing nih, butuh bantuan…….

  11. Arul says:

    klau d list source datanya ada yg sama,, mis: sulawesi terdapat 2 cell,, jadinya pada drop down ada 2 sulawesinya jg,, bgmn caranya untuk buat hanya diwakili ama 1 sulawesi aja? Soalnya dah punya source listx cuman banyak yg sama,, Thx b4..

  12. Duch…akhirnya ketemu juga tugas kantor sya ^_^
    makasih banget atas toturialnya..

    Awalnya sich kemarin gara2 server internet kami yg sering trjdi problem,,dan sbg admin tukang cetak faktur disuruh untuk bikin faktur manual,,namun ternyata harga database diexcel yg tersedia hrg lama semua,,

    hingga saya harus bikin database baru..tp ga tau cara filter data barangx.. hehe

    oke skli lg mksh ya gan…

  13. thanks berat tutornya mas, btw maaf nih numpang tanya, adik ane minta diajarin excel buat tes jadi admin, klo blh minta pendapat harus diajarin membuat apa ya dri excel? Skali lgi, thanks bgt

  14. masyar says:

    trimakasih mas

  15. Nia says:

    Mas,
    Great info.
    1.Boleh dijelaskan bagaimana menuliskan formula IFmenggunakan “define”. Data saya banyak & panjang.
    2. Untuk down-list ini apakah filter data harus berada di sheet yang sama? Saya coba filter data di sheet 2, tapi tdk bisa.

    Thanks before,
    Nia

  16. marcello maramis says:

    wahhh mantap nih mas, jadi nambah ilmu lagi,…..teruskan buat tulisan yang berguna buat kita semua.

  17. Rudi says:

    Thanks for this info. semoga semakin dilimpahkan rahmad ilmu pengetahuan oleh allah swt. amiiiin

    RUdi

  18. gunawanyuli says:

    tak jajale disik om

  19. Ardi says:

    Pagi mas…
    lgsg aja nih.
    ada tabel, dgn Field : Merk, Jenis, Tipe, Harga.
    tros, di Field Merk, Jenis n Tipe nya dibuat dropdown list dgn data masing2. tros pada saat dipilih Merk, Jenis dan tipe sesuai kemauan kita, data harganya keluar sesuai dengan database yang telah dibuat disheet lain. pertanyaan saya, rumus apa yang dipake di sel Harga nya mas??
    data Harganya sesuai dengan dropdown list yang dipilih, simplenya kan pake IF dan AND ya?? tp kalo datanya kebanyakan kan repot juga ya…hehehe
    mohon pencerahannya mas..
    terima kasih.
    salam

Copyright 2012 © Catatan Masyhury All Rights Reserved.
Proudly Designed by Web Desainku | Contribute to Desainku.net, Ideku.info and Legianto.com
Site Meter