Mudah Buat Multi Drop Down List Database Excel

Salam semangat sobat! Kali ini saya ingin membuat tutorial sedikit tentang Excel. Siapa tahu ada yang membutuhkan. Minggu kemarin saya dapat tugas dari kantor untuk membuat database user dengan jumlah data yang sangat besar. Dari database itu di buat penyaringan data / filter dengan multi drop-down list. Pasti ribet dah!

Sudah pusing 7 keliling cari panduannya di google tapi belum ketemu. Pasalnya saya juga bukan orang Office yang terbiasa dengan Excel. Bidang saya itu kan Programer (pemula) jadi wajar bingung dengan urusan ini. Tujuan pembuatan database excel ini adalah untuk antisipasi kalau database server sedang down atau koneksi internet yang terputus! Nah, kalau database excel kan sifatnya offline, jadi bisa menjadi alternatif.

Karena tertarik melihat postingan mas Omiyan kemarin, dan karena saya merasakan betapa bingungnya saya saat mengalami masalah itu, makanya kali ini saya tergerak untuk membantu membuatkan tutorial untuk para Excel-er. :)

Cara Mudah Buat Multi Drop Down List Database Excel

Tujuan dari contoh ini adalah mengambil Kode kota tertentu dari ratusan ribu kota yang ada di indonesia. (hanya contoh) Dan cara yang di lakukan adalah dengan memfilter data melalui fungsi multi drop-down. Dimana hasil dari drop-down yang di atasnya akan berkaitan dengan hasil yang akan tampil di bawahnya.  Take Action! :D

1. Pertama siapkan database yang akan di jadikan bahan untuk percobaan ini. Misal kita punya 3 table seperti ini :

Untuk mempermudah, setiap data saya berikan kode yang saling berhubungan. Kode Area di ambil dari kode Negara Bagian dan di ikuti kode area itu sendiri. Dan Kode kota di ambil dari kode Negara bagian, di ikuti kode area, dan di ikuti kode kota itu sendiri.

2. Siapkan format drop-down seperti berikut :

3. Sekarang kita akan mengisi drop-down list pada kotak Negara Bagian. Letakkan cursor pada cell C2, klik menu Data -> Data Validation -> Data Validation. Pilih kotak Allow dengan List,
kemudian Source di isi dengan data yang ada di Tabel Negara Bagian:

=Indonesia Barat; Indonesia Tengah; Indonesia Timur;
Atau seperti ini :
=F3:F5

Penulisannya harus di dahului dengan tanda ‘=’. Jika berhasil, seharusnya pada cell C2 sudah berisi list Negara Bagian.

4. Sekarang kita akan mengisi drop-down list pada kotak Area. Letakkan cursor pada cell C3 lalu klik menu Data -> Data Validation -> Data Validation. Pilih kotak Allow dengan List,
kemudian Source di isi dengan logika IF.

=IF(C2=F3;I3:I4;IF(C2=F4;I5:I6;I7:I8))

Logikanya seperti ini: Jika C2 = bernilai F3(Indonesia Barat) maka I3:I4 (Sumatera Utara, Jawa bag.Barat); Jika F3 = bernilai F4(Indonesia Tengah) maka I5:I6 (Jawa bag. Timur, Kalimantan); Selain itu (Indonesia Timur) maka I7:I8 (Sulawesi, Irianjaya).

Perhatikan, format penulisannya harus benar. Jika berhasil, akan seperti ini :

5. Untuk mengisi kotak isian Kota, caranya sama dengan yang di atas. Hanya saja rumusnya akan semakin panjang. kurang lebih seperti ini :

=IF(C3=I3;L3:L5;IF(C3=I4;L6:L8;IF(C3=I5;L9:L11;IF(C3=I6;L12:L13;IF(C3=I7;L14:L15;L16:L17)))))

Logikanya seperti ini : Jika C3 = I3(Sumatera) maka L3:L5 (Medan, Padang, Palembang); Jika C3 = I4(Jawa bag.Barat) maka L6:L8 (Bandung, DKI Jakarta, Bogor); Jika C3 = I5(Kalimantan) maka L9:L11 (Yogyakarta, Semarang, Surabaya) dan seterusnya… :)

Perhatikan, format penulisannya harus benar. Jika berhasil, akan seperti ini :

Mudah bukan?
Nah, untuk menampilkan kode kota yang di maksud cukup menggunakan fungsi VLOOKUP. Hanya saja karena kolom kode ada di sebelah paling kiri, fungsi LOOKUP tidak akan berfungsi, solusinya copy kolom kode Tabel Kota ke sisi paling kanan, seperti ini :

Dan silakan pakai fungsi VLOOKUP pada kotak isian kode Kota :

=VLOOKUP(C4;Table3[[Kota]:[Kode2]];2;0)

Hasilnya seperti ini :

Ingat :

• Hati-hati terhadap penulisan fungsi IF, jumlah buka kurung ‘(‘ harus sama dengan tutup kurung ‘)‘.
• Sesuaikan penggunaan titi koma ‘ ; ‘ di komputer anda. Untuk komputer dengan setingan Regional Bahasa Inggris, maka tanda titik koma di ganti dengan koma ‘,‘. Untuk Regional Bahasa Indonesia tetap menggunakan ‘;‘.
• Kotak Source Excel biasanya hanya bisa menampung sebanyak 250 karakter. Jika data yang akan di maksukkan terlalu banyak, pakailah fungsi Define Name. Caranya seleksi beberapa cell, klik menu Formula ->Define Name. Tentukan Name untuk cell yang di maksud sependek mungkin / 1-2karakter.
• Penulisan cell yang baik pada source adalah dengan menambahkan tanda dollar ‘ $ ‘ seperti =$C$4. Tujuannya, apabila cell yang di maksud di geser/pindah posisi, fungsi formula-nya tetap terjaga.

Lebih jelasnya, contoh bisa di download disini.

Selesai… Ternyata capek juga buat tutorial seperti ini. Kalau kurang jelas, silakan tanya di kolom komentar, dan kalau ada salah kata, mohon maaf ya! Saya bukan orang Office soalnya.. :lol:
Semoga bermanfaat…